Veja como gerar a ECD sem erros e com mais tranquilidade
Entra ano e sai ano e aqui estamos novamente tocando no assunto de geração de obrigações acessórias, em especial da ECD – Escrituração Contábil Digital.Voltando a 2008, temos as primeiras Instruções Normativas tratando do assunto e tornando obrigatória a entrega do novo modelo de disponibilização das informações contábeis através do ambiente SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).
Cá estamos, em 2024, anos e anos após a implementação da ECD e grande parte dos profissionais ainda se deparam com situações que colocam as empresas em eminente risco e exposição fiscal.Se você ainda tem dúvidas sobre como gerar a ECD sem erros, trouxemos as 5 maiores dores que coletamos ao longo do tempo e que, por mais estranho que pareça, ainda “assombram” os contribuintes.
1. Prazo de entrega = Não subestime a ECD!
Por mais que o prazo de entrega esteja estabelecido como o último dia útil do mês de maio, muitas empresas ainda lidam com correria e longas jornadas de trabalho dos profissionais para cumprir o prazo. Sabemos que existem inúmeras variáveis nesta equação, como:
revisão da auditoria, publicação das demonstrações financeiras e situações particulares a cada empresa. Nossa dica é se preparar o quanto antes. Geralmente os lançamentos de ajuste são feitos no mês de competência. Ou seja, você já pode processar os meses anteriores com antecedência durante o ano, fazer a revisão da auditoria, a publicação das demonstrações financeiras e outras situações específicas.
Trabalhe com o deadline de entrega de pelo menos uma semana antes do prazo estabelecido.
2. Assinatura por responsável e contador = Confira a validade dos certificados digitais dos signatários
Essa situação é mais comum do que parece: é feito todo o trabalho para conseguir gerar os arquivos e processar e, no momento da assinatura, ou o certificado não estava válido ou o signatário não estava disponível para assinar o arquivo.
Apesar de muito moderno e ágil, os processos de renovação de certificados digitais pelas unidades certificadoras podem demorar algumas horas ou dias, em especial no período próximo às entregas, quando a demanda aumenta consideravelmente. Portanto, consulte a validade dos certificados e caso necessário proceda o quanto antes com as renovações e tenha certeza de que os signatários são os mesmos que constam na base de dados da Receita Federal e que eles estarão disponíveis para assinar os arquivos.
3. Plano Referencial não é obrigatório na ECD = Na ECF se dá um jeito… será?!
Essa é uma linha tênue e delicada. Acontece quando a responsabilidade de geração da ECD é de responsabilidade do time contábil, e a ECF é elaborada pela área Fiscal. Pela ótica contábil, muito mais importante que o plano referencial são os aglutinadores, que são os responsáveis por gerar de maneira sintética as informações de balanço patrimonial, demonstração do resultado do exercício e mutação do patrimônio líquido. Como sabemos, essa ECD será recuperada na ECF que, por sua vez, despreza essas informações de aglutinadores e considera o plano referencial para montagem do balanço patrimonial e DRE.
Nós apoiamos a integração entre os times contábil e fiscal e a informação correta do plano referencial na ECD, trazendo mais segurança nas informações.
4. Quando a forma de tributação é trimestral, seja lucro real ou presumido, tem que encerrar o exercício.
Durante o processo de recuperação de uma ECD na ECF de uma empresa que tem a forma de apuração trimestral, a ausência de encerramento do exercício gera erro, pois o PVA (Programa Validador e Assinador) espera que o Total do Ativo seja igual ao Total do Passivo + Patrimônio Líquido, o que só ocorre quando é feito o encerramento do exercício. Podemos contornar essa situação inserindo o valor no registro K155 da ECF. Acontece que essa inserção manual gera a obrigatoriedade do preenchimento do registro K915, uma vez que estamos apresentando informações contábeis que originalmente não constam na ECD. É como se encaminhássemos uma ECF já avisando a Receita Federal que algo está estranho. Por isso, reforçamos a necessidade de geração do encerramento do exercício.
5. Faça sua ECD com muito capricho, pois a substituição não é uma tarefa fácil!
Sejamos sinceros, quem nunca pensou, naquele momento de desespero quando o prazo está acabando, em mandar uma declaração preenchida com os dados básicos, só pra passar no validador?! Na sequência eu entrego uma retificadora e tudo bem!
No caso da ECD isso não é uma verdade e nem tampouco pode ser uma alternativa. A ECD não tem a figura de uma retificadora e sim de uma substituta. As informações contábeis são relevantes para o mercado e para que não tenhamos a alteração desses dados a todo momento, existe uma série de preceitos que precisamos considerar para a substituição da ECD. Entre eles destacamos erro sistêmico que multiplicou todos os valores por mil, ou arredondou as casas decimais, o que tornaria uma ECD imprestável. Neste caso, quando for realizada a substituição ainda será necessário um laudo assinado pelo contador ou auditor da escrituração detalhando os motivos da substituição. Por isso é como se tivéssemos apenas uma chance de fazer uma declaração bem feita!
Lembre-se: entregar a ECD pode parecer complicado, mas fazer bem feito é essencial para facilitar a entrega da ECF.
